AFAS API: wat kan er wel en wat niet

De AFAS API kan vrijwel elk veld in AFAS Profit uitlezen en wegschrijven via GetConnectors en UpdateConnectors, maar levert geen live webhooks: gegevens gaan op een vast schema heen en weer, niet realtime bij elke wijziging. Voor bijna elk mkb-proces is dat geen probleem — voor een enkel proces wel, en dat lees je hieronder.

Wie "afas api" intypt, zoekt meestal geen marketingverhaal maar een concreet antwoord: kan mijn proces hiermee, of niet. Dit artikel geeft dat antwoord zonder omwegen: wat de API is, wat GetConnectors en UpdateConnectors voor je doen, waar de grenzen liggen, en wat het voor het eigenaarschap van je koppeling betekent als je ermee gaat bouwen.

Wat is de AFAS API precies?

AFAS Profit heeft geen los product genaamd "de AFAS API" — het koppelvlak zit standaard in elke Profit-omgeving en heet officieel de Connector API. Die werkt met twee soorten connectors. GetConnectors halen gegevens op: relaties, contactpersonen, artikelen, prijzen, projecten, uren, facturen, verkooporders en openstaande posten. UpdateConnectors schrijven gegevens weg: een nieuwe relatie, een order, een urenregel of een mutatie. Beide praten REST/JSON of het oudere SOAP/XML, beveiligd met een AfasToken dat je zelf aanmaakt en op elk moment kunt intrekken. Er is geen apart abonnement voor nodig: de koppelmogelijkheid zit al in je Profit-licentie, alleen moet een AFAS-beheerder de specifieke connectors openzetten.

Wat kan de AFAS API wel?

Als een gegeven zichtbaar is voor een gebruiker in Profit, kun je het meestal ook via de API benaderen — mits de bijbehorende connector is opengezet. Zo koppel je AFAS in de praktijk met WooCommerce, Shopify, Microsoft 365 en SharePoint, Power BI, planningstools, urenregistratiepakketten, salarisverwerkers en maatwerksoftware. Elke koppeling die iets terugschrijft naar AFAS loopt automatisch mee in de businessregels die al in Profit staan: is een veld verplicht in de schermen, dan is het dat ook via de API. Dat voorkomt dat een koppeling per ongeluk rommelige data aanmaakt die een medewerker via het scherm nooit had kunnen invoeren.

Voor het lezen en schrijven van grote datasets ondersteunen GetConnectors paginering: een aanroep geeft standaard 100 regels terug, met een maximum van 10.000 per aanroep. Voor een jaaroverzicht van 40.000 facturen betekent dat minimaal vier aanroepen na elkaar — een detail dat de meeste koppelbouwers vooraf inplannen, maar dat zelden in een offerte staat als je het niet vraagt.

Wat kan de AFAS API niet?

Vier grenzen komen in de praktijk het vaakst terug. Geen realtime webhooks: AFAS stuurt zelf geen seintje bij een wijziging, dus je haalt en stuurt gegevens op een schema, meestal elk kwartier of elk uur. Geen vrije databasetoegang: je kunt alleen bij de velden die in een connector zijn opgenomen, niet los een query over de hele Profit-database schieten. Geen omzeiling van businessregels of licenties: gebruikt jouw Profit-omgeving een module niet, dan opent de API die module ook niet alsnog. En geen garantie op directe verwerking: een UpdateConnector accepteert een regel, maar de daadwerkelijke verwerking in Profit kan een paar seconden tot enkele minuten duren, wat meetelt als je een proces bouwt dat op een bevestiging wacht.

GetConnectors versus UpdateConnectors: wanneer gebruik je welke?

De keuze is in de praktijk simpel: lees je iets uit AFAS, dan is het een GetConnector; verandert er iets in AFAS, dan is het een UpdateConnector. De meeste koppelingen gebruiken beide tegelijk.

Een rekenvoorbeeld maakt het schema concreet: synchroniseer je drie GetConnectors en twee UpdateConnectors elk kwartier, dan is dat vier keer per uur, 96 keer per dag en zo'n 2.900 synchronisaties per maand — zonder dat iemand er ooit handmatig naar hoeft te kijken, zolang de foutmeldingen ergens landen waar iemand ze ziet.

In vijf stappen naar een werkende koppeling via de AFAS API

1. Kies één proces, niet alles tegelijk.Begin bij de plek waar het meeste handwerk zit: meestal offerte naar order, of webshop naar AFAS.
2. Zet de juiste connectors open in Profit.Een AFAS-beheerder wijst de GetConnectors en UpdateConnectors aan die de koppeling nodig heeft, en maakt het AfasToken aan.
3. Bouw en test in een acceptatieomgeving.Draai eerst met een klein deel van de data mee, zodat fouten klein blijven en zichtbaar zijn voor ze live gaan.
4. Zet een schema en foutafhandeling op.Spreek af hoe vaak de koppeling draait en wie een melding krijgt als een regel niet wegschrijft.
5. Draag alles over.Token, broncode, documentatie en toegang gaan naar je eigen team. Je zit niet aan de bouwer vast.

Reken op twee tot zes weken van start tot live, afhankelijk van het aantal velden en uitzonderingen in het proces.

Wat betekent dit voor het eigenaarschap van je koppeling?

Omdat de API met een AfasToken werkt dat jouw Profit-omgeving zelf uitgeeft, is eigenaarschap in de praktijk een kwestie van afspraken, niet van techniek. Wij bouwen dit soort koppelingen via de API voor organisaties van 3 tot 250 medewerkers, met een vaste prijs vooraf en volledige overdracht aan je eigen team. Wat dat kost en welke zes factoren de prijs bepalen, staat uitgewerkt in wat een AFAS-koppeling kost. Werk je naast AFAS ook met Exact Online, dan is AFAS en Exact koppelen aan je andere systemen de plek om verder te lezen. Betaal je nu al maandelijks aan een partner voor onderhoud, vergelijk dat dan met wat een AFAS-partner per maand kost. Een breder overzicht van hoe koppelen in het mkb werkt, los van welk systeem je gebruikt, staat in systemen koppelen in het mkb — de pijler onder dit artikel. Wil je zien hoe zoiets er als dienst uitziet, met scope en prijs vooraf? Bekijk hoe we systemen koppelen.

Volgens het CBS gebruikt een groot deel van het Nederlandse mkb inmiddels ERP-, CRM- of BI-software en wisselt een deel daarvan al elektronisch gegevens uit met andere partijen, zo blijkt uit de tabel ICT-gebruik bij bedrijven naar bedrijfsgrootte. Of die pakketten ook automatisch met elkáár praten, meet die tabel niet — en dat is precies het verschil tussen software gebruiken en software laten samenwerken.

Veelgestelde vragen