Hieronder staat wat je in het mkb in de praktijk tegenkomt, waar de getallen vandaan komen en welke kosten in vrijwel elke offerte ontbreken.
Twee rekeningen, twee bedrijven
Dit onderscheid is de kern van het antwoord:
- AFAS stuurt je maandelijks de licentie. Dat bedrag hangt af van het aantal medewerkers en de modules die je afneemt. AFAS publiceert alleen de prijs van AFAS SB, het instappakket voor boekhouden: € 59 per maand. Voor Profit geeft AFAS geen openbare prijs — die krijg je op aanvraag.
- De partner doet de inrichting: processen vertalen naar het systeem, data overzetten, mensen opleiden. Dat is bijna altijd een eenmalig project, gevolgd door losse uren of een strippenkaart voor als er iets moet worden aangepast.
Als iemand je een "AFASNederlands ERP-pakket voor administratie, HR en salaris. Veel mkb-bedrijven hebben er hun bron van waarheid in staan.-partner per maand"-bedrag noemt, gaat het dus meestal over een beheer- of ondersteuningscontract bovenop de licentie — of over een offerte waarin het implementatiebedrag over een looptijd is uitgesmeerd.
Waar de bandbreedtes op neerkomen
Openbare bronnen lopen ver uiteen, omdat ze verschillende dingen meten. Wat je in het Nederlandse mkb realistisch tegenkomt:
- Licentie: ergens tussen de € 30 en € 180 per gebruiker per maand, afhankelijk van modules en bedrijfsgrootte. Kleine aantallen gebruikers betalen per persoon het meest.
- Implementatie door de partner: eenmalig grofweg € 5.000 tot € 25.000 voor een overzichtelijk mkb-traject; complexe organisaties zitten hoger.
- Beheer of ondersteuning achteraf: vaak geen abonnement maar nacalculatie, tegen een uurtarief in de orde van € 95 tot € 150.
Behandel deze getallen als richting, niet als offerte. Vraag altijd bij minimaal twee partners een prijsindicatie op: de marge en de aanpak verschillen sterk, terwijl de software dezelfde is.
Zoals het nu gaat
- De afspraak staat in de mailbox van één collega
- Gegevens worden overgetypt van het ene systeem naar het andere
- Wie het weet is met vakantie
- Niemand kan achteraf zien waarom het zo besloten is
Zoals het wordt
- De afspraak staat bij de klant, vindbaar voor iedereen
- Wat één keer is ingevoerd stroomt door naar de rest
- Het werk loopt door, ook als iemand er niet is
- Elk besluit heeft een bron, een eigenaar en een datum
De kosten die niet in de offerte staan
Dit is waar mkb-trajecten in de praktijk duurder uitvallen dan begroot.
- Je eigen uren. Een implementatie vraagt tijd van je key-users, je administratie en je leidinggevenden. Bij een middelgroot traject gaat het al snel om honderden interne uren. Die staan in geen enkele offerte.
- Data opschonen. Wat je meeneemt uit het oude systeem bepaalt hoeveel de migratie kost. Dubbele klanten en halve artikelbestanden zijn duur.
- Koppelingen met wat je houdt. Webshop, urenapp, planning: die verdwijnen niet met de komst van AFAS. Zie wat een AFAS-koppeling kost.
- Productieverlies rond de livegang. De eerste weken werkt bijna elk team langzamer. Reken erop in plaats van ertegen.
Wanneer een partner zich terugverdient
Een goede partner verdient zichzelf terug op twee plekken: hij voorkomt dat je het systeem inricht naar hoe je het vroeger deed, en hij zorgt dat je mensen er daadwerkelijk mee gaan werken. Een implementatie die technisch klopt maar waar het team omheen blijft werken, is de duurste variant die er is.
Praktisch: vraag bij elke offerte om de aannames achter het bedrag. Hoeveel dagen zijn begroot voor inrichting, hoeveel voor migratie, hoeveel voor opleiding? Een partner die dat niet uitsplitst, weet het zelf ook nog niet.
Wat wij hierin doen
Wij zijn geen AFAS-partner en verkopen geen licenties. We worden meestal gevraagd door bedrijven die AFAS al hebben en er te weinig uithalen, of die twijfelen of ze het nodig hebben. In beide gevallen kijken we eerst naar het werk zelf: waar gaat tijd verloren, en lost software dat op? Vaak blijkt een koppeling tussen de systemen die je al hebt goedkoper dan een nieuw pakket.
Wil je weten waar bij jou de tijd weglekt? Doe de Frisse blik — de online scan is gratis en duurt ongeveer zes minuten.
Veelgestelde vragen
Aan AFAS zelf. De partner factureert zijn eigen werk: inrichting, migratie, opleiding en later beheer.
Voor het instappakket AFAS SB kan dat prima. Voor Profit met meerdere modules is het in het mkb zeldzaam: de inrichting vraagt kennis die je zelden in huis hebt, en verkeerde keuzes aan het begin kosten later het meest.
In het mkb zie je doorgaans € 95 tot € 150 per uur. Belangrijker dan het tarief is het aantal uren dat iemand nodig heeft — daar zit het verschil, niet in de tien euro per uur.
Van weten naar doen
Dit artikel helpt je oriënteren. Bekijk daarna de concrete aanpak voor systemen koppelen mkb.