Vijfentwintig begrippen die in dit vakgebied dagelijks vallen, in gewoon Nederlands uitgelegd. Bij elke term staat niet alleen wat het is, maar ook waar het in de praktijk misgaat — want dat is meestal het deel waar je iets aan hebt.
Vrij te gebruiken met bronvermelding. Mis je een term of klopt er iets niet? Laat het weten — een begrippenlijst wordt beter door gebruik.
Het geheel van kennis, afspraken en beweegredenen dat vastligt op een plek waar de organisatie erbij kan, en niet in hoofden of mailboxen.
Waar het misgaat Het wordt verward met een systeem. Het is een eigenschap van een organisatie die je met systemen kunt ondersteunen.
Het vastleggen van kennis zodat die beschikbaar blijft als de persoon die haar heeft er niet is.
Waar het misgaat Er wordt een inhaalslag gemaakt en daarna verzandt het. Borging is een gewoonte, geen project.
Een medewerker zonder wie een deel van het werk stilvalt.
Waar het misgaat Bijna elk bedrijf heeft ze en bijna geen bedrijf heeft ze in kaart. Je merkt het pas bij de eerste lange vakantie.
Een beschrijving van hoe een taak stap voor stap gaat, bruikbaar door iemand die hem nog nooit heeft gedaan.
Waar het misgaat Het onderdeel wat te doen als het misgaat ontbreekt bijna altijd. Zonder dat belt iemand alsnog de collega die het altijd deed.
Het geheel van wat een nieuwe collega moet weten om zelfstandig te kunnen beginnen.
Waar het misgaat Het bestaat meestal uit losse documenten die iemand ooit maakte, zonder eigenaar en zonder datum.
Kennis die alleen bestaat in wat mensen elkaar vertellen, nooit opgeschreven.
Waar het misgaat Het voelt efficiënt omdat het werkt. Het is de duurste vorm van kennis, want ze verdwijnt met de mensen.
Een verbinding tussen twee systemen waardoor gegevens automatisch overgaan in plaats van handmatig.
Waar het misgaat Er wordt onderhandeld over de prijs en niet over het eigenaarschap van de code en de documentatie. Dat merk je pas bij een leverancierswissel.
Het systeem waarin een gegeven wordt aangemaakt en waar het leidend is.
Waar het misgaat Zonder afspraak over welk systeem leidend is, leven dezelfde gegevens op twee plekken en weet niemand welke klopt.
Dezelfde gegevens meer dan één keer met de hand invoeren in verschillende systemen.
Waar het misgaat Het wordt gezien als een tijdprobleem. Het is vooral een betrouwbaarheidsprobleem: twee versies van de waarheid.
De situatie waarin overstappen naar een andere leverancier onevenredig duur of onmogelijk wordt.
Waar het misgaat Ontstaat zelden door een contract en bijna altijd doordat kennis, code of documentatie bij de leverancier ligt.
De mate waarin gegevens compleet, actueel en onderling consistent zijn.
Waar het misgaat Wordt pas een onderwerp als er iets bovenop wordt gebouwd, zoals een dashboard of AI. Dan blijkt het het echte plafond.
Software die medewerkers zelf in gebruik nemen zonder dat de organisatie het weet.
Waar het misgaat Het is bijna nooit onwil. Het is een teken dat het officiële systeem het werk niet ondersteunt.
De mate waarin een AI-toepassing daadwerkelijk in het dagelijkse werk wordt gebruikt.
Waar het misgaat Wordt behandeld als een trainingsvraag. Het is een vertrouwensvraag: mensen moeten weten wat het doet en hoe ze grip houden.
Medewerkers die AI-tools gebruiken zonder dat te melden, meestal buiten het beleid om.
Waar het misgaat Onderzoek wijst uit dat vrijwel elk bedrijf een AI-beleid heeft en ongeveer de helft van de medewerkers het omzeilt. Dan weet je niet welke gegevens waar terechtkomen.
Een afgebakende proef met een vooraf afgesproken hypothese, meting en besluitmoment.
Waar het misgaat Zonder besluitmoment aan het eind is het geen proef maar een project dat langzaam doodbloedt.
De mate waarin je zelf bepaalt waar je gegevens staan, wie erbij kan en wat ermee gebeurt.
Waar het misgaat De vraag wordt gesteld over de leverancier, niet over het gebruik. Het risico zit meestal bij wat medewerkers zelf in een chatvenster plakken.
De afspraken over wie welke AI mag inzetten, wie erover beslist en hoe je achteraf kunt nagaan wat er is gebeurd.
Waar het misgaat Vaak een document zonder register. Zonder overzicht van welke toepassingen er draaien, is er niets om toezicht op te houden.
De Europese verordening die AI-toepassingen indeelt in risicoklassen, met bijbehorende verplichtingen.
Waar het misgaat De boete van 35 miljoen wordt aan alles gekoppeld. Dat bedrag geldt alleen voor verboden praktijken; voor de meeste verplichtingen liggen de bedragen lager.
Een AI-toepassing in een gebied dat de AI Act als hoog risico aanmerkt, zoals werving, kredietbeoordeling of biometrie.
Waar het misgaat Mkb-bedrijven denken dat dit niet over hen gaat. Wie AI inzet bij het selecteren van sollicitanten zit er middenin.
Maat voor de mate waarin een gestart initiatief twaalf maanden later nog wordt gebruikt, is vastgelegd, is gemeten en een eigenaar heeft. Schaal 0 tot 100.
Waar het misgaat Bestaande metingen vragen of je ergens aan begint. Deze vraagt of er nog iets van over is.
De onderbouwing van wat een investering oplevert, wat ze kost en welke risico’s eraan zitten.
Waar het misgaat Vrijgekomen uren worden als besparing opgevoerd. Dat is het pas als die uren naar ander werk gaan of groei opvangen zonder aan te nemen.
Het vastleggen van de situatie vóór een verandering, zodat je achteraf kunt vaststellen of het werkte.
Waar het misgaat Wordt overgeslagen omdat het vertraagt. Zonder nulmeting blijft er achteraf alleen een gevoel over, en gevoelens verdwijnen uit de agenda.
De persoon met naam die verantwoordelijk is voor het bijhouden van iets, niet degene die het bedacht.
Waar het misgaat Een afdeling als eigenaar is hetzelfde als geen eigenaar. Zonder naam en zonder herzieningsmoment verdampt het.
Het onderzoek dat een koper doet naar een bedrijf voordat hij het overneemt.
Waar het misgaat Gaat over cijfers en contracten, maar een koper betaalt minder voor kennis die in hoofden zit dan voor kennis die vastligt.
De overgang van een bedrijf naar een nieuwe eigenaar, binnen of buiten de familie.
Waar het misgaat De voorbereiding begint bij de cijfers. De grootste waardevernietiging zit in kennis die met de vertrekkende eigenaar meegaat.
In dit vakgebied wordt veel Engels gebruikt voor dingen die in het Nederlands prima te zeggen zijn, en veel jargon voor dingen die eenvoudig zijn. Dat maakt het gesprek moeilijker dan het hoeft te zijn — en soms is dat de bedoeling.
Deze lijst legt de begrippen vast zoals wij ze gebruiken, met de praktijkkant erbij. Niet als woordenboek maar als werkafspraak: als wij het over een koppeling of over adoptie hebben, bedoelen we dit.