De Exact Online API kan vrijwel elk gegeven in je administratie uitlezen en wegschrijven — relaties, facturen, voorraad, uren en journaalposten — via een REST-koppelvlak met OAuth 2.0-beveiliging, en voor een beperkt aantal onderwerpen zelfs met realtime webhooks. Een koppeling daarop bouwen kost in de praktijk € 3.500 tot € 12.000 eenmalig, afhankelijk van het aantal velden, de richting en of je met webhooks werkt of met een vast schema.
Wie "exact online api" intypt, zoekt meestal geen productpagina maar een concreet antwoord: kan mijn proces hiermee, en wat gaat het kosten. Dit artikel geeft dat antwoord: wat de API is, wat er wel en niet mee kan, hoe de authenticatie werkt — en waarom die vaker misgaat dan je zou denken — en in welke stappen je tot een werkende koppeling komt.
Wat is de Exact Online API precies?
Exact Online heeft, net als AFAS, geen los verkocht product genaamd "de API" — het koppelvlak zit standaard in elke Exact Online-omgeving. Het verschil met AFAS zit in de techniek. Exact Online werkt met een REST/JSON-API en beveiligt die met OAuth 2.0 in plaats van een los token. In de praktijk betekent dat: je registreert een app in het Exact App Center, de klant geeft daar eenmalig toestemming voor, en je krijgt een access token dat 10 minuten geldig is plus een refresh token waarmee je automatisch een nieuw access token ophaalt. Elke administratie heet bij Exact een "divisie" en heeft zijn eigen scope: werkt een klant met drie administraties, dan praat je drie keer met dezelfde API, telkens onder een ander divisienummer.
Wat kan de Exact Online API wel?
Zowat alles wat je in het scherm van Exact Online ziet, is ook via de API te benaderen: relaties en contactpersonen uit het CRM, offertes en verkooporders, inkooporders en inkoopfacturen, voorraad en artikelen, uren en projecten, journaalposten en grootboekrekeningen. Daarmee koppel je Exact Online in de praktijk aan een webshop zoals Shopify of WooCommerce, aan Microsoft 365, aan een urenregistratiepakket of aan een planningstool.
Het belangrijkste verschil met AFAS: Exact Online ondersteunt voor een beperkt aantal onderwerpen echte webhooks. Verandert er een verkoopfactuur, een inkoopfactuur of een artikel, dan meldt Exact Online dat direct bij je koppeling, in plaats van dat je zelf om de zoveel tijd moet gaan kijken. Voor de rest werkt het net als bij de meeste boekhoudpakketten: je haalt en stuurt op een schema. Voor een eenmalige volledige uitlezing bij de start van een koppeling heeft Exact Online losstaande synchronisatie-endpoints die niet meetellen voor de gewone daglimiet.
| Situatie | Resource in de API | Richting |
|---|---|---|
| Facturen tonen in een klantportaal of dashboard | SalesInvoices (ophalen) | Uit Exact Online |
| Voorraadstand doorzetten naar een webshop | Items / voorraadgegevens (ophalen) | Uit Exact Online |
| Webshoporder automatisch aanmaken als verkooporder | SalesOrders (wegschrijven) | Naar Exact Online |
| Urenregistratie omzetten naar factuurregels | HoursItems → SalesInvoiceLines | Naar Exact Online |
| Een gewijzigde factuur direct laten weten aan een ander systeem | Webhook op SalesInvoices | Uit Exact Online, realtime |
Wat kan de Exact Online API niet?
Vier grenzen komen in de praktijk het vaakst terug. Er geldt een limiet op het aantal aanroepen: maximaal 60 per minuut, en een daglimiet die begint bij 5.000 en oploopt met het aantal gebruikerslicenties. Voor een eenmalige volledige uitlezing gebruik je daarom de aparte synchronisatie-endpoints, niet de gewone resources. Het refresh token is bovendien eenmalig bruikbaar: sla je het vervangende token niet meteen op, dan werkt de koppeling na uiterlijk 30 dagen niet meer totdat de klant opnieuw toestemming geeft. Webhooks zijn er niet voor alles — de meeste wijzigingen moet je nog steeds ophalen, niet krijgen. En je omzeilt met de API nooit de boekhoudregels of btw-logica van het pakket zelf: wat niet mag via het scherm, mag ook niet via de API.
De praktijktest: vraag je koppelbouwer expliciet hoe de refresh-token-rotatie is opgelost. Antwoordt iemand met "die vernieuwen we wel als het misgaat", dan ligt je koppeling er straks een dag uit voordat iemand het merkt.
Webhook of vast schema: wat kies je voor jouw proces?
De keuze hangt af van hoe snel een wijziging ergens anders moet landen. Moet een klant meteen een orderbevestiging zien nadat de factuur in Exact Online is aangemaakt, dan is een webhook de juiste keuze. Moet een voorraadstand een paar keer per dag kloppen, dan is een vast schema voldoende en eenvoudiger te onderhouden.
Een rekenvoorbeeld: synchroniseer je drie resources elk kwartier, dan is dat vier keer per uur, 96 keer per dag en ruim 2.900 aanroepen per maand — ruim binnen de daglimiet van de meeste licenties. Gebruik je in plaats daarvan een webhook voor verkoopfacturen, dan stuurt Exact Online alleen een melding zodra er echt iets verandert: sneller, en zuiniger op je aanroepen.
In vijf stappen naar een werkende koppeling via de Exact Online API
- Kies één proces, niet alles tegelijk.Begin bij de plek waar het meeste handwerk zit: meestal webshop naar factuur, of uren naar factuur.
- Registreer een app in het Exact App Center.Vraag daar de OAuth-toegang aan en laat de klant eenmalig toestemming geven voor de juiste administratie.
- Bouw en test met een testadministratie.Draai eerst met een beperkte dataset mee, zodat fouten klein blijven en zichtbaar zijn voordat ze live gaan.
- Kies per resource een webhook of een vast schema, en regel foutafhandeling.Spreek af wie een melding krijgt als een regel niet wegschrijft of een token niet automatisch ververst.
- Draag alles over.App-registratie, broncode, documentatie en tokenbeheer gaan naar je eigen team. Je zit niet aan de bouwer vast.
Reken op twee tot zes weken van start tot live, afhankelijk van het aantal resources en of je met webhooks werkt.
Wat betekent dit voor het eigenaarschap van je koppeling?
Omdat de app-registratie en de tokens op naam van de klant staan, is eigenaarschap vooral een kwestie van afspraken, niet van techniek. Wij bouwen dit soort koppelingen via de Exact Online API voor organisaties van 3 tot 250 medewerkers, met een vaste prijs vooraf en volledige overdracht. Werk je naast Exact Online ook met AFAS, lees dan AFAS en Exact koppelen aan je andere systemen. Wil je zien wat bij AFAS zelf anders werkt, bekijk dan wat de AFAS API wel en niet kan. Gaat het om je webshop, dan laat Connect voor webshopkoppelingen zien hoe je Shopify of WooCommerce koppelt zonder los project. Een breder overzicht staat in systemen koppelen in het mkb — de pijler onder dit artikel. Wil je zien hoe dat er als dienst uitziet, met scope en prijs vooraf? Bekijk hoe we systemen koppelen.
Volgens het CBS gebruikt een groot deel van het Nederlandse mkb inmiddels ERP-, CRM- of BI-software en wisselt een deel daarvan al elektronisch gegevens uit met andere partijen, zo blijkt uit de tabel ICT-gebruik bij bedrijven naar bedrijfsgrootte. Of die pakketten ook automatisch met elkáár praten, meet die tabel niet — en dat is precies het verschil tussen software gebruiken en software laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Heeft de Exact Online API realtime webhooks?
Voor een beperkt aantal onderwerpen wel, zoals verkoopfacturen, inkoopfacturen en artikelen. Verandert er iets, dan meldt Exact Online dat direct bij je koppeling. Voor de meeste andere gegevens werkt de API net als bij andere pakketten op een schema: je haalt en stuurt gegevens periodiek op, bijvoorbeeld elk kwartier of elk uur.
Hoe lang blijft een OAuth-token geldig bij Exact Online?
Het access token is 10 minuten geldig. Daarna gebruik je het refresh token om automatisch een nieuw access token op te halen. Dat refresh token is zelf maar één keer bruikbaar en levert bij gebruik een nieuw refresh token op — sla je dat niet meteen op, dan werkt de koppeling na uiterlijk 30 dagen niet meer en moet de klant opnieuw toestemming geven.
Wat kost een koppeling via de Exact Online API?
Reken op € 3.500 tot € 12.000 eenmalig, afhankelijk van het aantal velden, het aantal richtingen en of je gebruikmaakt van webhooks of een vast schema. Een volledig overzicht van de zes prijsfactoren staat in het artikel over wat een AFAS-koppeling kost — dezelfde factoren gelden voor Exact Online.
Heb je een developer nodig om de Exact Online API te gebruiken?
Om de koppeling te bouwen wel: iemand met ervaring in REST/JSON en OAuth 2.0. Om de koppeling daarna te gebruiken niet — die wordt zo opgeleverd dat je eigen team hem zonder IT-afdeling kan beheren.
Wie is eigenaar van de koppeling na oplevering?
Jij. De app-registratie in het Exact App Center, de broncode, de documentatie en de toegang zijn van jou. Wil je later met een andere partij verder, dan kan dat zonder dat je opnieuw hoeft te beginnen.
Wil je weten wat een koppeling via de Exact Online API in jouw situatie oplevert?
Doe de gratis zelfscan en zie in twee minuten waar het meeste dubbele werk zit. Wil je het scherper in beeld, dan brengt de Frisse blik (€ 2.900 excl. btw, één dag op locatie, rapport binnen een week, volledig verrekend bij een vervolg) je proces in kaart, inclusief een koppelvoorstel met vaste prijs.