Digitalisering in het mkb kost in het eerste jaar meestal € 3.500 tot € 15.000 als je één of twee processen echt aanpakt, plus vanaf € 29 per maand aan beheer daarna. Wie zoekt op wat kost digitalisering mkb krijgt zelden een bedrag te zien — meestal een uurtarief en de mededeling dat het ‘afhangt van de situatie’. Hieronder staan de bedragen wél, inclusief de rekensom waarmee je zelf bepaalt of het uitkan.
Die bandbreedte klopt voor een bedrijf van 10 tot 50 medewerkers dat blijft werken met de systemen die het al heeft: AFAS of Exact Online voor de administratie, Microsoft 365 voor de rest. Ga je een compleet nieuw ERP-pakket invoeren, dan zit je in een andere orde van grootte.
Wat kost digitalisering mkb per onderdeel?
Digitalisering is geen product met één prijskaartje, maar een stapel losse beslissingen. Dit zijn de bedragen die wij vooraf noemen, en die je bij elke partij zou moeten kunnen opvragen:
| Onderdeel | Bedrag | Wat je ervoor krijgt |
|---|---|---|
| Zelfscan | Gratis | Tien vragen, twee minuten, een eerste beeld van waar je tijd weglekt |
| Bedrijfsscan | € 2.900 excl. btw | Één dag op locatie, rapport binnen een week, volledig verrekend bij een vervolg |
| Koppeling AFAS of Exact Online | € 3.500 – € 12.000 | Vaste prijs vooraf, twee tot zes weken doorlooptijd, code en documentatie van jou |
| Beheer en monitoring | vanaf € 29 per maand | Je hoort het als een koppeling stilvalt, niet je klant |
| Licenties | € 0 via ons | Bedrijfsgeheugen verkoopt geen software en verdient niets aan licenties |
Een typisch eerste jaar ziet er dus zo uit: zelfscan (€ 0), bedrijfsscan (€ 2.900, verrekend), één koppeling (€ 6.000) en twaalf maanden beheer (€ 348). Totaal: € 6.348. Jaar twee: € 348, tenzij je iets nieuws aanpakt.
Waarom je bij de meeste leveranciers geen bedrag hoort
Vraag drie IT-partijen wat digitalisering kost en je krijgt drie keer een uurtarief tussen € 95 en € 145, plus een inschatting ‘op basis van voortschrijdend inzicht’. Dat is geen prijs, dat is een open rekening. Het risico van uitloop ligt daarmee volledig bij jou.
Een leverancier die je proces vóór de offerte doorloopt — inclusief de rare orders, de uitzonderingen en de vraag welk systeem leidend is — kán een vaste prijs geven. Kan hij dat niet, dan is het proces onvoldoende besproken. Hoe die bandbreedte voor één concreet onderdeel is opgebouwd, staat uitgewerkt in wat een AFAS-koppeling kost en welke zes factoren de prijs bepalen.
De vraag die het verschil maakt: “Wat gebeurt er als het uitloopt?” Bij een vaste prijs is dat antwoord kort. Bij uurtje-factuurtje krijg je een verhaal. De lengte van het antwoord voorspelt je eindfactuur.
Wat niets doen je kost (en dat staat nergens op een factuur)
De duurste variant van digitalisering is de variant die je uitstelt. Reken mee met een bedrijf van twaalf mensen waar orders, offertes en urenbriefjes handmatig worden overgetypt:
- Handwerk: 6 tot 9 uur per week verdeeld over het team
- Intern uurtarief: € 45
- Werkweken per jaar: 46
Dat is 6 × 45 × 46 = € 12.420 tot 9 × 45 × 46 = € 18.630 per jaar. Daar bovenop komt herstelwerk: bij één fout per vijftig orders en twintig minuten per fout is dat bij 2.000 orders nog eens dertien uur.
Een oplossing van € 6.000 met € 348 beheer per jaar is in dit voorbeeld terugverdiend in vier tot zes maanden. Zit je onder de twee uur handwerk per week, dan duurt het jaren — en is ‘nog even niet’ het eerlijke advies.
Nederland doet het overigens niet slecht: volgens het CBS haalde in 2025 89 procent van de mkb-bedrijven het basisniveau digitale intensiteit. Het verschil zit niet in of je digitaal werkt, maar in of je systemen met elkaar praten.
Waar het geld in de praktijk heen gaat
Vier plekken waar mkb-bedrijven hun budget kwijtraken, van goedkoop naar duur:
- Dubbele invoer (€ 0 aan software, € 12.000+ aan tijd)Dezelfde klant in twee systemen. Kost niets tot je het uitrekent. Meestal op te lossen met één koppeling; de routes staan in de complete gids over systemen koppelen in het mkb.
- Offertes die blijven liggen (€ 0 tot € 3.000)Vaak geen technisch maar een afspraakprobleem. Hoe je dat inricht zonder nieuw pakket lees je in offertes opvolgen zonder CRM.
- Een planning die in Excel is vastgelopen (€ 0 tot € 8.000)Soms is de goedkoopste route: Excel opruimen. Soms niet. De vier signalen en drie routes staan in planning in Excel vervangen.
- Twee administraties naast elkaar (€ 3.500 tot € 12.000)Verkoop in het ene pakket, boekhouding in het andere. Hoe dat werkt staat in AFAS en Exact koppelen in de praktijk.
- Mensen die de tools niet gebruiken (€ 0 in software, alles in gemiste winst)Je betaalt al voor Microsoft 365. Wat daar zonder extra investering uit te halen valt, staat in zeven taken die je met Microsoft Copilot morgen automatiseert.
Hoe je de prijs omlaag krijgt zonder in te leveren
- Begin met één pijnlijk proces. Niet ‘alles digitaliseren’. Offerte → order → factuur, of werkbon → administratie. Eerst één stroom die werkt, dan de volgende.
- Schrijf je uitzonderingen op vóór de offerte. Tien echte orders van vorige maand, juist de rare. Elke uitzondering die je vooraf noemt, is goedkoper dan dezelfde uitzondering achteraf.
- Vraag om vaste prijs en om eigendom. Code, documentatie en toegang horen van jou te zijn. Anders koop je afhankelijkheid en betaal je later opnieuw.
- Reken beheer vanaf dag één mee. Een koppeling die niemand bewaakt, valt stil op dinsdag en dat merk je op vrijdag. Zie Connect voor beheer en monitoring.
- Koop geen systeem omdat het proces onduidelijk is. Een nieuw pakket maakt een onduidelijk proces alleen duurder onduidelijk. Meer over de gedachte erachter: wat een bedrijfsgeheugen is en waarom kennis weglekt.
Wanneer digitalisering niet uitkan
Er zijn drie situaties waarin het antwoord ‘doe het niet’ is. Eén: het handwerk kost minder dan twee uur per week — dan haal je de investering er in vijf jaar niet uit. Twee: het proces verandert komend jaar sowieso, bijvoorbeeld door een overname. Drie: niemand in het bedrijf is eigenaar van het probleem. Een koppeling zonder eigenaar is een abonnement op teleurstelling.
Twijfel je in welke categorie je valt? Begin bij de gratis zelfscan of bekijk wat we precies doen.
Veelgestelde vragen
Wat kost digitalisering voor een bedrijf van 20 medewerkers?
Reken in het eerste jaar op € 3.500 tot € 15.000 als je één of twee processen aanpakt, plus vanaf € 29 per maand aan beheer. Bij 20 medewerkers zit je meestal in het midden van die bandbreedte: één koppeling van rond de € 6.000 en een overzicht dat daarop draait.
Moet ik eerst een nieuw systeem kopen?
Meestal niet. AFAS, Exact Online en Microsoft 365 kunnen samen al veel meer dan de meeste bedrijven ervan gebruiken. Een nieuw pakket kost licenties, migratie en maanden gewenning; een koppeling tussen wat je al hebt kost € 3.500 tot € 12.000 en is in twee tot zes weken live.
Waarom noemt bijna geen enkele leverancier een bedrag?
Omdat een uurtarief het risico bij jou legt in plaats van bij hen. Een leverancier die je proces vooraf doorneemt, kán een vaste prijs geven. Kan hij dat niet, dan is het proces onvoldoende besproken — niet te complex.
Zit er verborgen kosten in licenties?
Vaak wel, maar niet bij ons: Bedrijfsgeheugen verkoopt geen software en verdient niets aan licenties. Let bij andere partijen op een eigen tussenplatform met maandbedrag — vraag altijd wat er met je koppeling gebeurt als je opzegt.
Hoe snel verdient digitalisering zich terug?
Bij zes tot negen uur handwerk per week in een team van twaalf zit je op € 12.000 tot € 19.000 aan verloren tijd per jaar. Een oplossing van € 6.000 is dan in vier tot zes maanden terugverdiend. Kost het handwerk minder dan twee uur per week, dan duurt het jaren en is 'nog even niet' het eerlijke advies.
Wil je een bedrag dat op jouw bedrijf slaat?
De bedrijfsscan is één dag op locatie voor € 2.900 excl. btw, met een rapport binnen een week en concrete bedragen per verbetering. Ga je door, dan wordt het volledig verrekend. Blijkt digitaliseren bij jou niet uit te kunnen, dan staat dat er ook in.